Time Management para la vida por un SysAdmin

“Si crees que no tenés tiempo para leer este libro, entonces necesitás leer este libro”… Con estas palabras el autor de Time Management for System Administrators define la audiencia para la que está destinada su obra, pero después de haber leído más de 10 libros sobre productividad, time management, y planificación personal, aún sigo viendo que muchos conceptos básicos explicados aquí, en un material que podríamos denominar, de “nicho” por muchos de los tecnicismos de IT, son extremadamente útiles para la vida cotidiana de todos, y no solo en lo profesional, sino también en lo que respecta a los objetivos y metas personales.

Y es que Thomas A. Limoncelli, a diferencia de muchos otros autores que hablan sobre estos temas, parte de un concepto clave que suelen no considerar: una de las constantes universales en la vida de la gran mayoría de nosotros, es que vamos a tener que lidiar con imprevistos e interrupciones. Entonces, definir estrategias magistrales de planificación, que dependen de que tengamos control total y absoluto de nuestro tiempo y de lo que pasa con todo lo que nos rodea, no es más que una receta perfecta para la frustración…

El problema que muchos libros de productividad ignoran

Varios de los libros y artículos que hay por ahí nos prometen recetas mágicas para aumentar por 10x nuestra productividad siguiendo un conjunto pre-definido de pasos, otros nos dicen que tenemos que levantarnos a las 5:00 A.M. para poder hacer progreso real con nuestros objetivos, algunos, nos dan tips para acomodar nuestro entorno para que nos ayude a mejorar, cambiar, o mantener nuestros hábitos, o incluso hablan de cómo manejar nuestro calendario para poder encontrar tiempo de foco, entrar en flow y agendar bloques de deep work. La realidad es que sin dudas podemos sacar algo valioso de cada metodología, pero en general dejan de lado el hecho de que cuando las ponemos en práctica se nos interpone algo en el medio: nuestra propia vida, llena de imprevistos, de cosas que no dependen de nosotros y, principalmente, que muchas veces no podemos controlar.

La idea central propuesta en Time Management for System Administrators parte de la base de que las interrupciones existen, y tenemos que aprender a lidiar de forma efectiva con ellas, en otras palabras, aprender a planificar cómo lidiar con lo no planificable. Para un SysAdmin, que muchas veces “su trabajo principal es resolver incidentes y solucionar cosas que no funcionan”, es un concepto que puede hasta parecer trivial, sin embargo no siempre es fácil tener un mecanismo para organizarnos cuando no sabemos qué es lo que va a pasar a continuación. Tener esto en consideración muchas veces puede marcar la diferencia entre manejar las tareas de la forma más efectiva posible en el contexto en el que estemos, o tener que seguir lidiando con la frustración de una lista de tareas que parece nunca terminar y en la que cada vez aparecen más cosas por hacer. Lo interesante, es que si abstraemos esto del marco profesional, también para la vida, ¿o nunca te pasó que tenías una idea que querías probar, un hobby al que le querías dedicar tiempo, o un proyecto personal en el cual querías trabajar, pero siempre “la vida” terminó metiéndose en el medio?

Qué cosas sí podemos destacar de otras metodologías

Si hablamos de productividad, es difícil no mencionar metodologías como Getting Things Done de David Allen. En mi caso fue el primer libro de productividad que leí y del cual me llevé una de las ideas que hasta el día de hoy sigo aplicando prácticamente en todo momento: “El cerebro es para tener ideas, no para guardarlas”, o dicho de otra forma, anotá todo en vez de tratar de recordar todo. Y es que no nos damos cuenta de la carga mental que nos genera intentar estar recordando todo el tiempo que tenemos que hacer, que comprar cuando vayamos al super, que mañana es el cumpleaños de un amigo y lo tenemos que saludar, etc. hasta que empezamos a liberarnos de esta carga mental, simplemente anotando. Ojo, no estamos hablando de usar la última aplicación de productividad que existe en el mercado, tener un plan pago en Notion o el mejor setup de Obsidian; una lapicera y papel pueden tranquilamente hacer su trabajo… Sí, lo viejo funciona, Juan! La idea core de GTD es que si algo nos va a llevar más de, literalmente, 2 minutos, lo anotemos para procesarlo después. El objetivo es evitar estar switcheando constantemente de una cosa a otra sin completar nada.

Otra idea, un poco más moderna, proviene del libro Deep Work de Cal Newport, que muy resumidamente podríamos decir que se basa en agendar bloques de tiempo para trabajar enfocado, y generar un entorno libre de distracciones durante ese tiempo. En línea con esto, otra sugerencia interesante es la de agendar tiempo específico para “tareas administrativas” o que no son clave para lograr nuestros objetivos, pero son necesarias para nuestro día a día: revisar el inbox de nuestro e-mail, pagar cuentas, etc. Y esto encierra una clave muy importante, podemos asignar una hora para leer y responder los mails pendientes, o podemos distraernos múltiples veces en el día haciendo este tipo de tarea, y eso nos quita el foco de trabajar en lo que realmente importa.

Libros como Make Time o Feel-Good Productivity, apuntan a un mix entre definir prioridades claras y aprender cómo gestionar nuestra energía. Otras 2 cuestiones claves si queremos llegar al final del día con la sensación de haber realizado un progreso real en nuestros objetivos y con nuestra energía cuidada.

También tenemos obras super conocidas cuando hablamos de productividad personal, como Hábitos Atómicos, donde se exploran conceptos super interesantes para mejorar nuestros hábitos, como por ejemplo la influencia del entorno, tanto para generar hábitos nuevos como para desterrar hábitos existentes que creemos negativos.

Los conceptos clave de Limoncelli y la metodología

Si bien vemos que de todas las obras anteriores podemos sacar algo positivo e incluso aplicable, cuando llevamos los conceptos a la práctica, la mayoría de las veces nos terminamos encontrando con que en la realidad existe una fricción importante al momento de querer ajustar nuestra vida a estos principios. Y creo que ahí es donde está el mayor diferencial que aporta Limoncelli, y es aceptar que no todo va a estar bajo nuestro control, y enfocarnos en las cosas que sí podemos controlar, lo que incluye incluso cómo manejar las interrupciones en nuestro flujo de trabajo. La idea no es adaptar nuestra vida a una metodología, sino ajustar la metodología a nuestra realidad.

El eslabón perdido: The Cycle como el puente entre los frameworks y la vida real

La clave del sistema propuesto consiste en dos conceptos claves, por un lado, lo que podríamos llamar la metodología en sí misma, que el autor denomina “The Cycle”, y por otro lado, el cómo manejar las interrupciones.

El manejo de las interrupciones es algo que vuelve una y otra vez, principalmente porque en gran medida el trabajo de un sysadmin (que recordemos que es inicialmente el público objetivo de este libro) es, de alguna manera, interruption-driven… En pocas palabras, si algo no funciona hay que salir a solucionarlo, la mayoría de las veces no importa en qué otra cosa estemos trabajando. Ahora bien, tener las interrupciones en el foco, es algo importante, porque una de las cosas que vamos a estar trabajando al momento de priorizar tareas usando The Cycle, es priorizar, o al menos, mantener en el radar, toda tarea que pueda lograr disminuir las interrupciones, lo que podríamos llamar mantenimiento preventivo de alguna manera. Y es que lo que vamos a estar buscando es tratar de mantener las interrupciones, idealmente, en el menor número posible. Es una diferencia sutil, pero a la vez importante: cuando otras metodologías te hablan de dedicar bloques de tiempo para trabajo profundo, Limoncelli nos sugiere que primero observemos qué es lo que interrumpe nuestro flujo de trabajo, y tratar de minimizarlo. El encontrar bloques de foco es entonces, una instancia de alguna manera posterior a trabajar en minimizar lo que nos impide enfocarnos.

Bien, suena muy interesante, pero bajémoslo a tierra con un ejemplo más real y para la vida cotidiana. Trabajar en un espacio compartido es algo que pasa tanto en las oficinas, como si trabajamos desde casa y convivimos con familia, pareja u otras personas. Seguro también les ha pasado que están en medio de algo que requiere full foco y un simple “¿qué opinás de esto?” o “¿te acordás dónde estaba X cosa?” es suficiente para que perdamos completamente el hilo de lo que estamos haciendo. Aplicando esta lógica, una posible solución sería tratar de minimizar las interrupciones cuando estoy con ese tipo de tareas, hablar con los demás y acordar cosas como “si estoy con los auriculares puestos, estoy trabajando en algo que requiere concentración” es una convención simple, pero muy utilizada que encierra este concepto a la perfección.

Ahora pasemos a la metodología en sí, que sugiere el autor con The Cycle: la idea de base es bastante sencilla, mantenemos una TODO List con las tareas pendientes, pero la clave está en cómo se gestiona. Al inicio del día tomamos la lista y definimos qué es lo más importante, la o las tareas, idealmente una, a la que le vamos a poner el foco hoy y que debemos completar. Una vez seleccionada la prioridad vamos a agendar un momento del día donde podamos trabajar enfocados en eso. A medida que transcurre el día trabajamos en las tareas pendientes, y a medida que van llegando tareas nuevas, las vamos agregando a la lista acorde a su prioridad. Hasta acá es una TODO List clásica y no mucho más, pero el primer cambio es lo que hacemos al finalizar el día: vamos a analizar todas las tareas que nos quedaron sin completar y decidir qué vale la pena pasar para el día siguiente. En este punto es donde vamos a evaluar si hay tareas que podemos descartar porque no aportan valor, y también hacer una retrospectiva de cómo fue nuestro día, ver qué salió bien y ver qué interrupciones no nos permitieron completar el plan original, en base a esto vamos a ir iterando sobre la lista de tareas, día tras día, ajustando prioridades y agregando tareas extra para intentar disminuir las interrupciones que identificamos. El mecanismo es simple, pero a la vez poderoso, ya que nos permite evaluar constantemente si estamos trabajando en lo que vale la pena trabajar y no solo seguir un listado de tareas por inercia. Una de las sugerencias principales de Limoncelli al aplicar esta metodología es que cada día empecemos con una lista de cero, no importa si el medio para mantener esa lista es digital o analógico, pero a lo que apunta es a que como vamos a tener que pasar las tareas de una lista a la nueva, esto indirectamente “nos obliga” a repensar si vale la pena o no agregar la tarea a la lista del día siguiente, es decir, la fricción y el trabajo extra de copiar las tareas de un día a otro no es un bug, es un feature de la metodología.

Hasta acá todo bien, pero ¿qué pasa con las tareas que no tiene sentido programar para el día siguiente, pero hay que realizar en algún momento? Acá es donde entra la segunda lista que propone el autor mantener, y es que la metodología se basa en dos niveles, las cosas que tengo que enfocarme hoy, y las cosas pendientes que tengo que resolver en otro momento. El objetivo acá es que la lista de lo que planifico para hoy tenga sentido y sea alcanzable, la segunda lista es entonces un mecanismo de apoyo para no perder de vista el trabajo pendiente, pero sin sobrecargar de cosas innecesarias la lista de cada día. Lo que no se especifica en el libro es en qué momento volver a revisar la lista, y en realidad esto el autor lo deja abierto a propósito, volviendo a lo que hablábamos antes, cada uno termina adaptando la metodología y los diferentes procesos propuestos según la experiencia y lo que vamos evaluando que sirve, por ejemplo, el “Weekly Review” de GTD se puede adaptar sin problemas a este mecanismo, y ambas estrategias se complementarían en lugar de competir.

A esto, Limoncelli le agrega otro condimento, el uso del Calendario, que lo menciona, al igual que otros autores como algo clave. La premisa es que si algo no está en el calendario es un deseo, no un plan. En palabras del autor, el calendario es un “dispositivo de compromiso”, no con los demás sino con nosotros mismos, para definir intencionalmente a qué queremos dedicarle el tiempo en cada momento. Aprender a gestionar correctamente nuestro calendario nos permite designarle espacios de tiempo a cada tarea, poder dejarnos espacios entre medio para despejar y volver a enfocarnos, o para atender algún imprevisto que pueda haber surgido, aunque es importante no caer en la tentación de calendarizar cada minuto: un calendario totalmente bloqueado es una receta perfecta para que el primer suceso no previsto rompa nuestra planificación. Pero por sobre todo, es un input super importante para planificar nuestra capacidad de resolución de las tareas que nos proponemos, visualmente en el calendario es mucho más fácil darnos cuenta que una tarea que creemos nos puede llevar 4 horas, no la vamos a poder completar en el espacio de 1 hora y media que tenemos entre 2 reuniones, con lo cual no sería realista decir que lo vamos a poder completar en ese momento. Si a esto le sumamos las herramientas digitales como el calendario compartido en una empresa, agendar bloques de foco se puede volver una herramienta super interesante para proteger tiempo para trabajar en la prioridad del día sin interrupciones, el calendario pasa de ser un simple recordatorio de cuándo tenemos que reunirnos con otros miembros del equipo, a una herramienta de planificación de trabajo en conjunto.

Por último, otro detalle en el que hace hincapié, es que cuando detectamos una interrupción, también la dejemos anotada en algún lado, para identificar no solo el qué, sino la ocurrencia y la frecuencia. Este ítem es algo que sí realmente es un diferencial, porque nos da información super útil al momento de empezar a trabajar en cómo disminuirlas con información. Por ejemplo, podemos decidir intentar eliminar o disminuir las interrupciones más frecuentes en lugar de poner el esfuerzo en minimizar las más esporádicas. También nos permite entender la naturaleza de las interrupciones: algunas son directamente eliminables (si en el trabajo me preguntan constantemente lo mismo, puedo documentarlo), otras pueden no ser urgentes (“no puedo hacer eso ahora, pero te puedo ayudar a resolverlo en 20 minutos”), finalmente otras no las podemos evitar (tenemos un bebé que requiere nuestra atención, no podemos decirle “estoy ocupado, te voy a atender más tarde”).

El sistema de productividad que uso todos los días

Las ideas que tomé de Time Management for System Administrator, además de llevarlas a la práctica en muchos aspectos en lo laboral, las terminé implementando casi sin darme cuenta en mi día a día. Sobre todo el concepto de trasladar a conciencia las tareas de un día al siguiente y definir las prioridades. Con el correr del tiempo fui tomando lo que me servía de esta y cada una de las metodologías que leía, y ajustando la propia, que hoy es un híbrido entre The Cycle en el manejo de la TODO List, MakeTime y DeepWork en la definición de la prioridad principal de mi día y agendar bloques de tiempo para progresar en eso, GTD y Bullet Journal, por los “rituales” de organización como el Review Semanal, Feel-Good Productivity y otros conceptos mencionados por Ali Abdaal en la definición de mi Ideal Week, y todo eso un poco mezclado con ideas de gestión ágil de proyectos y Sprints para manejar mis proyectos personales y las prioridades de cada semana. Pero bueno, explicar todo esto en detalle posiblemente merezca un post en sí mismo, así que tal vez nos leemos pronto con más detalles sobre eso!

Gracias por llegar hasta acá! Espero que haya sido útil!